A számla aláírás nélkül is érvényes!

Számla küldése emailben

A céges számla aláírása kapcsán a mai napig sokan olyan tévhitben élnek, ami évente súlyos tíz- vagy százezres postaköltség kifizetését okozhatja teljesen feleslegesen.

A számla aláírás nélkül is érvényes

A kérdés, amire talán a legtöbb vállalkozó még ma sem tudja a helyes választ:

Szükséges-e aláírás és pecsét a kibocsátott számlára, hogy érvényes legyen?

A válasz: Nem. A számla aláírás, pecsét nélkül is érvényes.

De hogy jön ez a postaköltségek csökkentéséről szóló blogba? Olvass tovább, és megtudod!

A számlázás költségei

Már egy kisvállalkozás esetében is komoly összegeket tehetnek ki a számlázás költségei. A következő táblázatban megpróbáltam összeszedni, hogy milyen költségekkel jár ma egy számlát kibocsátani. Az adatok csak tájékoztató jellegűek.


Egy számla kiállításának költsége 2013-ban, Ft-ban
Költségtétel Postai feladás E-mailes számlaküldés Elektronikus számla
Bérköltség 250 Ft 139 Ft 139 Ft
Nyomtatás 20 Ft 10 Ft 10 Ft
Számlázási díj 0 Ft 0 Ft 50 Ft
Postaköltség 110 Ft 0 Ft 0 Ft
Összesen 380 Ft 149 Ft 199 Ft

Fentiekből talán a bérköltség érdemel egy kis magyarázatot. A vállalkozói szféra 217.900 Ft-os, 2012-es bruttó átlagbérével számoltam. Egy számla kiállítására 3 perc munkaidőt, e-mailben elküldésére vagy elektronikus kezelésére 2 perc munkaidőt, míg postai feladására 6 perc munkaidőt vettem. Ez utóbbi a legváltozóbb, ha egyetlen számlával megyünk a postára akár egy óra is lehet, de több száz számla egyszeri feladása esetén természetesen ennek töredéke.

A nyomtatás esetén 10 Ft/oldal költséggel számoltam, postai kézbesítés esetén két példányban, hagyományos vagy elektronikus számla esetében egy példányban. Hogy ez utóbbi miért? Bár nagyon progresszívnek hangzik az elektronikus számla használata, tapasztalataim szerint a kkv-k esetén a könyvelők általában elkérik az elektronikus számlát nyomtatott formában is a könyveléshez.

A számlázási díjra az egyik elektronikus számlakibocsátó interneten elérhető, aktuális díjtáblázatát használtam.

A postaköltség tekintetében a Magyar Posta aktuális díjszabása alapján, egy hagyományos, nem elsőbbségi levél feladását vettem. Ha valaki akár presztízsből, akár a későbbi igazolhatóság érdekében elsőbbségi vagy tértivevényes levélben adja fel a számláit, akkor a költségei megsokszorozódhatnak.

Számlázás költségei: hagyományos számla aláírás nélkül a legolcsóbb

A fentiek természetesen átlag számok, minden vállalkozás esetében más és más a konkrét helyzet. De az nagyon jól látszik, hogy egy olyan egyszerű és az üzletmenettől elválaszthatatlan folyamatra, mint a számlázás is mennyit költünk vagy költhetünk.

A másik, ami számomra is meglepő volt, hogy nemcsak hogy a számla postai feladása drágább az e-mailben küldéssel szemben – ez természetes -, de az aláírás nélkül kibocsátott hagyományos számla még az elektronikus változatnál is olcsóbb megoldás. Arra külön szeretném felhívni a figyelmet, hogy az elektronikus számla befogadásához a vevőnek előzetesen hozzá kell járulnia!

Az elektronikus számla persze nagyon haladó szellemű dolog, és aki a cégében automatikus rendszerekkel dolgozik, annak a fentiektől eltérően a munkaköltségei lényegesen csökkenhetnek, tehát ez az összehasonlítás nem minden esetben áll. De fontos, hogy vállalkozóként ne megérzésekre hagyatkozzunk, hanem egy papírral és ceruzával (vagy Excel táblázattal) számoljuk ki a konkrét költségeinket, előnyeinket és hátrányainkat minden üzleti döntés előtt.

Számla aláírás nélkül: csökkentsd te is a postaköltségedet!

A fentiekből egyértelműen látszik, hogy egy átlagos magyar vállalkozás számára ma a legolcsóbb számlázási megoldás az, ha a hagyományos, papír alapú számlázást használja, de azt csak egy példányban, a saját könyvelésébe nyomtatja ki, a vevő példányát pedig e-mailben küldi el, és megkéri, hogy nyomtassa ki és tegye bele a könyvelésébe. Ez utóbbi egyébként fontos lépés, hiszen itt nem elektronikus számláról van szó, tehát ha aláírni nem is kell, de kinyomtatni mindenképpen.

A táblázat számait átlagnak véve, egy olyan vállalkozás, amelyik havonta 100 ügyfélnek számláz, így éves szinten 277.200 Ft-ot tud megspórolni. Ez pedig azt hiszem már az a tétel, amiért érdemes elgondolkozni, és egy kicsit változtatni a szokásokon.

Ennek a megoldásnak talán egyetlen hátulütője, ha a vevő kicsit értetlenkedik, miért is kell neki számlát nyomtatnia, vagy hogy egyáltalán rendjén van-e ez így. De ha ez történik, akkor egyszerűen irányítsd ehhez a cikkhez, és nemcsak magadnak, de a céges vásárlóidnak is komoly összegeket tudsz megspórolni. 🙂

A számla aláírás nélkül érvényes kiállítása egyébként még egy 2004-ből való jogszabály módosításnak köszönhető, tehát lassan 9 éves szabályozásról van szó.

Megjegyzés: ezt a cikket személyes véleményként, a vonatkozó jogszabályok és elérhető állásfoglalások tanulmányiozásával írtuk, és a cikk nem minősül tanácsadásnak. Számlázási kérdésekben tanácsadásért fordulj szakképesítéssel rendelkező tanácsadóhoz, könyvelődhöz vagy könyvvizsgálódhoz!

Fotó: John Ridley; grafika: Dawghouse Design Studio és Dezinerfolio.

Összesen 3 hozzászólás

  1. Nagy Péter says:

    Szerintem a cikkben van egy lényeges félreértés. A számla kinyomtatása mindenképpen lényeges dolog a törvény szerint a számla kibocsátójának gondoskodnia kell arról és kontrollálnia kell hogy ki lett-e nyomtatva a számla. Az nem úgy megy hogy megkérem a vevőt hogy nyomtassa ki. Ugyanis ha nincs kinyomtatva az a kibocsátó felelőssége.

    • Szilágyi Balázs says:

      Ebben a témában többféle véleményt lehet olvasni. Az itt található állásfoglalás szerint az email csatolmányaként elküldött, kinyomtatott pdf fájl, mivel nem elektroniusan fogadják be, nem minősül elektronikus számlának, és “… Ekkor valójában úgy lehet tekinteni, hogy a technikai nyomtató van a számla befogadójánál. A befogadás tehát ebben az esetben nem elektronikus. Ekkor nem teljesül a 259. § 5. pontjának valamennyi fogalmi eleme, nem elektronikus, hanem papíralapon kibocsátott számláról van szó, amelyre a papíralapú számlák megőrzésére vonatkozó szabályok irányadóak, és ez a módszer ugyanúgy megfelel a törvényi feltételeknek.”

  2. FeBe says:

    Üdv,

    Ezek szerint ha olyan online elérhető vállalatirányítási rendszer használok, mint pl. a eVIR.hu címen található webes program, ami az elkészült számlát PDF-ben adja oda, akkor elég az első példányt elküldeni a vevőnek? Ez nagyon jó lenne, tényleg sok pénzt lehetne vele megtakarítani! 🙂

    FeBe

Fontos a vélemémye, írja meg!





css.php